Szablon wdrażania nowych pracowników

Wszyscy nowi pracownicy przechodzą przez proces wdrożenia. Jednak proces ten nie jest jedynie listą zadań do wykonania. Jest raczej cenną okazją do zrobienia dobrego pierwszego wrażenia, przygotowania nowych pracowników do pełnienia obowiązków na nowym stanowisku, wyznaczenia wskaźników sukcesu oraz zadbania o ich poczucie przynależności do firmy.  

W dzisiejszych czasach efektywny proces wdrażania nowych pracowników jest ważniejszy niż kiedykolwiek. W obliczu narastającego wypalenia i syndromu oszusta, firmy szukają różnych sposobów, by pomóc pracownikom w aklimatyzacji. W tym właśnie celu stworzyliśmy szablon wdrażania nowych pracowników.

Dlaczego warto korzystać z szablonu wdrażania nowych pracowników?

Szablon planu wdrażania nowych pracowników to świetny sposób na ujednolicenie tego procesu. Dzięki niemu możesz zapewnić członkom zespołu dostęp do informacji, których potrzebują, aby osiągnąć sukces, już od pierwszego dnia.

Usprawnij cały proces

Lista kontrolna dla nowych pracowników to zbiór informacji oraz czynności do wykonania, których potrzebują oni do rozpoczęcia pracy. Efektywny szablon pozwala zgromadzić wszystkie te elementy w jednym miejscu, zapewniając do nich łatwy dostęp. Utworzenie szablonów wdrażania nowych pracowników w narzędziu do zarządzania projektami, a nie w statycznym dokumencie, pozwoli Ci również zaoszczędzić czas i zautomatyzować przepływy pracy. 

Zapewnij członkom zespołu dostęp do informacji niezbędnych do osiągnięcia sukcesu

Ważne jest, aby nowi pracownicy od samego początku dysponowali narzędziami, których potrzebują w swojej pracy. Kiedy jasno określisz swoje oczekiwania w pierwszym tygodniu, miesiącu, a nawet roku, Twoi pracownicy będą mieli jasne zrozumienie tego, czego potrzebują, aby odnieść sukces.

Zyskają na tym nie tylko nowo przyjęte osoby – satysfakcja pracowników również wzrośnie w perspektywie długoterminowej. Kiedy pracownicy wiedzą, czego się od nich oczekuje, rzadziej doświadczają w miejscu pracy negatywnych emocji, które prowadzą do wypalenia i syndromu oszusta. Nasze badania wykazały, że wypalenie i syndrom oszusta (które niewspółmiernie częściej dotykają młodszych pracowników) mogą prowadzić do spadku morale, braku komunikacji oraz zaangażowania, większej liczby błędów, a nawet odejścia pracowników z firmy.

Pomóż członkom zespołów wirtualnych w aklimatyzacji

W szczególności jeszcze ważniejsze jest korzystanie z przejrzystego szablonu do wdrażania nowych pracowników, jeśli proces ten odbywa się w formie zdalnej. Twoi zdalni pracownicy nie będą mieli wielu okazji do osobistej interakcji z Tobą lub ze swoim wirtualnym zespołem. Wyjaśnienie, co muszą zrobić, jak powinni się komunikować i jak skutecznie wykonywać swoje działania może pomóc im w osiągnięciu pełnego potencjału bez względu na to, skąd pracują.

Dotyczy to zwłaszcza pracowników, którzy pracują w innych strefach czasowych. Kiedy nie możesz być online w tym samym czasie co Twoi pracownicy, jeszcze ważniejsze jest zapewnienie nowym pracownikom przejrzystej listy zadań, aby mogli zacząć samodzielnie.

Proces wdrażania nowego pracownika to kluczowy moment, dzięki któremu poczuje on przynależność do firmy od pierwszego dnia. Stanowi ono podstawę jego wiedzy i doświadczenia związanego z pracą w firmie. Właśnie dlatego stworzenie odpowiedniego procesu wdrażania nowych pracowników do firmy jest tak ważne dla promowania inkluzywnej kultury organizacyjnej.”

Szablon Asany do wdrażania nowych pracowników

Wierzymy, że poświęcając czas na odpowiednie wprowadzenie nowych pracowników możemy zapewnić im najlepsze możliwe wsparcie w ich nowej pracy. Istotnym elementem tego procesu jest zapewnienie im widoczności oraz jasnego zrozumienia, jak będzie on przebiegał.

To nie jest zwykły szablon wdrażania nowych pracowników. Nasz szablon wdrażania nowych pracowników zawiera kilka kluczowych czynności, które wykonujemy w Asanie, aby pracownicy czuli się mile widziani od samego początku. Każdy nowy pracownik otrzymuje listę kontrolną dotyczącą wdrażania, zmodyfikowaną uprzednio przez ich przełożonego, tak aby obejmowała wszystkie informacje niezbędne na danym stanowisku, w tym spotkania, aktualizacje postępów, projekty i zadania związane z wdrażaniem. 

Posiadanie praktycznego, centralnego źródła informacji już na samym początku daje pracownikom jasny obraz tego, co mają robić. Zapewnia to dobre wrażenia przed rozpoczęciem wdrażania i w trakcie tego procesu, upraszczając sposób wyszukiwania i uzyskiwania informacji przez nowych pracowników. Dzięki temu mogą oni łatwo znaleźć ważne dokumenty firmowe i informacje związane z zatrudnieniem, takie jak opis stanowiska, dokumenty dotyczące nowych pracowników, zasady firmy czy regulamin pracy.

Kluczowe elementy szablonu wdrażania nowych pracowników

Aby pomóc nowym pracownikom odnieść sukces, potrzebujesz nie tylko skutecznego szablonu wdrażania – musisz także wiedzieć, jak z niego korzystać. Wykonaj następujące czynności, aby szablon ten był jak najbardziej przydatny dla wszystkich nowych członków zespołu:

• Ustal ramy czasowe i oczekiwania dotyczące sposobu wykonania zadań.

• Ustaw datę wykonania dla każdej czynności do wykonania.

• Przekształć szablon w dynamiczny dokument, który nowy pracownik może aktualizować w czasie rzeczywistym, zapisując pytania, spostrzeżenia i dalsze działania.

• Opracuj cały plan wdrażania nowych pracowników, od początku do końca.

Zintegrowane funkcje

• Widok listy. Widok listy: jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć tytuł zadania i datę wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

• Podzadania.Czasami lista rzeczy do zrobienia jest zbyt długa, aby ująć ją w jednym zadaniu. Gdy zadanie ma więcej niż jednego współpracownika, odległą datę wykonania lub wymaga przeglądu i zatwierdzenia przez interesariuszy, z pomocą mogą przyjść podzadania. Podzadania to świetny sposób na rozdzielenie pracy i podzielenie zadań na mniejsze części. Jednocześnie masz pewność, że wszystkie te mniejsze zadania są połączone z ogólnym kontekstem zadania nadrzędnego. Użyj podzadań, aby podzielić zadania na mniejsze części lub uchwycić poszczególne części wieloetapowego procesu.

• Pola niestandardowe. Pola niestandardowe to najlepszy sposób na tagowanie, sortowanie i filtrowanie pracy. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnych informacji, które chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

• Dodawanie zadań do wielu projektów. Praca ma z natury charakter międzyfunkcyjny. Zespoły muszą umieć efektywnie współpracować między działami. Jednak często cała praca skupia się tylko w jednym miejscu. Jeśli jednak każdy dział korzysta z innych narzędzi i systemów, powstają silosy i opóźnienia. Dzięki opcji dodawania zadań do wielu projektów w Asanie możesz ograniczyć powielanie wysiłków i zwiększyć widoczność międzyfunkcyjną, dodając te same zadania do wielu projektów. Przeglądaj zadania w kontekście, sprawdź kto nad czym pracuje i połącz swój zespół w jednym miejscu.

Polecane aplikacje

• Zoom. Asana i Zoom łączą siły, aby pomóc zespołom poprawić produktywność i efektywność spotkań. Integracja Zoom + Asana ułatwia przygotowywanie się do spotkań, prowadzenie konwersacji, które można przekształcić w wykonalne działania, oraz uzyskiwanie dostępu do informacji po zakończeniu rozmowy. Spotkania mają początek w Asanie, gdzie udostępnione agendy zawierają potrzebny kontekst. Podczas spotkania członkowie zespołu mogą łatwo tworzyć zadania bezpośrednio w Zoom, aby nie przeoczyć żadnych szczegółów i czynności do wykonania. Po zakończeniu spotkania, integracja Zoom + Asana automatycznie pobiera nagranie i transkrypcję ze spotkania w Zoom, dodając je do Asany i umożliwiając wszystkim współpracownikom oraz interesariuszom ich późniejsze przesłuchanie.

• Gmail. Dzięki integracji Asana dla Gmaila możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio z poziomu skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nie ma obaw, że coś zostanie pominięte. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio w skrzynce odbiorczej w Gmailu. 

• Microsoft Teams. Dzięki integracji Microsoft Teams + Asana możesz wyszukiwać i udostępniać potrzebne informacje bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Z łatwością łącz swoje konwersacje w Teams z działaniami w Asanie – bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Możesz także tworzyć, przypisywać i wyświetlać zadania podczas spotkań w Teams bez konieczności przełączania się do przeglądarki.

• Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz czynności do wykonania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania i czynności do wykonania w zadania z przypisanymi osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack. 

Często zadawane pytania odnośnie szablonów wdrażania nowych pracowników